OVEREENKOMST LOSSE VERHUUR WU WEI

1. Partijen en toepassingsgebied

Deze overeenkomst regelt de losse verhuur van ruimtes en infrastructuur van Wu Wei, gevestigd te Welkomstraat 39, 2960 Sint-Lenaarts, vertegenwoordigd door Kim Van Den Heuvel, hierna genoemd de Verhuurder.

De natuurlijke persoon of rechtspersoon die een ruimte aanvraagt, hierna genoemd de Huurder, kan zowel een particulier als een professionele gebruiker, zelfstandige, organisatie of onderneming zijn.

Deze overeenkomst is van toepassing op alle losse boekingen bij Wu Wei. De concrete gegevens van de Huurder en de afzonderlijke boeking worden verzameld via het online boekingsformulier en de daaropvolgende communicatie.

2. Voorwerp van de overeenkomst

Wu Wei stelt gedurende een vooraf overeengekomen periode een deel van haar infrastructuur ter beschikking voor een professionele activiteit, workshop, sessie, opleiding, bijeenkomst of andere vooraf overeengekomen activiteit.

De ruimte mag uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor de aanvraag werd ingediend en door Wu Wei werd bevestigd.

Wu Wei bepaalt welke ruimte ter beschikking wordt gesteld, rekening houdend met de aard van de activiteit, het aantal deelnemers en de beschikbaarheid.

Onderverhuur of overdracht van het gebruiksrecht aan derden is uitsluitend toegestaan na voorafgaand schriftelijk akkoord van Wu Wei.

3. Aanvraag en definitieve boeking

Een aanvraag via de website, e-mail, WhatsApp, telefoon of een ander communicatiekanaal geldt niet als een definitieve reservatie.

De boeking wordt definitief wanneer:

Wu Wei de aangevraagde datum, het tijdstip, de ruimte, de activiteit en de huurprijs schriftelijk heeft bevestigd;

de volledige verschuldigde huurprijs door Wu Wei is ontvangen.

Wu Wei kan een aanvraag weigeren wanneer de ruimte niet beschikbaar is of wanneer de activiteit niet verenigbaar is met de infrastructuur, de veiligheid of de werking van Wu Wei.

Indien de Huurder al heeft betaald voordat Wu Wei de aanvraag definitief bevestigt en Wu Wei de aanvraag niet aanvaardt, wordt het betaalde bedrag volledig terugbetaald.

Een factuur of betalingsverzoek geldt op zichzelf niet als bevestiging van de boeking.

Na de definitieve bevestiging ontvangt de Huurder een boekingsbevestiging met de relevante gegevens en de afgesproken huurprijs.

4. Tarieven en betaling

Voor losse verhuur gelden de tarieven die op het moment van de aanvraag op de website worden vermeld of schriftelijk aan de Huurder worden meegedeeld.

De huidige basistarieven zijn:

Eén blok van maximaal 4 uur: € 65

Eén dag van maximaal 8 uur: € 115

Eén volledige dag van maximaal 12 uur: € 165

De concrete totaalprijs wordt vóór de definitieve boeking aan de Huurder meegedeeld. Voor particuliere huurders wordt de totaalprijs inclusief alle toepasselijke belastingen en verplichte kosten duidelijk vermeld.

Wu Wei past de btw-regeling toe die op het moment van facturatie van toepassing is. Eventuele wijzigingen in de btw-status worden verwerkt overeenkomstig de toepasselijke regelgeving. De prijs die de Huurder vóór de definitieve boeking wordt meegedeeld, is de prijs die voor die boeking geldt, behoudens een uitdrukkelijk overeengekomen wijziging of een wettelijk toegestane aanpassing.

De volledige betaling moet vooraf gebeuren. Wu Wei is niet verplicht de aangevraagde datum of het tijdstip beschikbaar te houden zolang de betaling niet volledig is ontvangen.

Indien de betaling uitblijft, kan de aanvraag vervallen.

5. Duur van de boeking

De geboekte periode omvat zowel het gebruik van de ruimte als het klaarzetten, opruimen en verlaten ervan.

De Huurder zorgt ervoor dat de ruimte uiterlijk op het einde van het geboekte tijdsblok volledig opgeruimd en verlaten is.

Een afwijking van het afgesproken tijdsblok is uitsluitend mogelijk na voorafgaand akkoord van Wu Wei en kan aanleiding geven tot een bijkomende vergoeding die vooraf wordt meegedeeld.

6. Wat is inbegrepen?

Tenzij vooraf anders overeengekomen, zijn inbegrepen in de huurprijs:

elektriciteit en water;

gebruik van de afgesproken ruimte;

gebruik van de keuken en het aanwezige keukengerei;

koffie, thee en water;

wifi;

gebruik van aanwezige yogamatjes;

gebruik van beamer en scherm, indien vooraf afgesproken;

normale wekelijkse schoonmaak;

onderhoud van het terrein en parkgebied;

verzorging en voeding van de aanwezige dieren.

De Huurder staat zelf in voor het klaarzetten en opruimen van de ruimte en brengt eigen materialen en benodigdheden mee.

7. Annulering door de Huurder

De Huurder kan een definitief bevestigde boeking annuleren door Wu Wei hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen.

Bij annulering gelden de volgende terugbetalingsvoorwaarden:

Meer dan 14 dagen vóór de geboekte datum: volledige terugbetaling van de huurprijs.

Van 5 tot en met 14 dagen vóór de geboekte datum: terugbetaling van 50% van de huurprijs.

Minder dan 5 dagen vóór de geboekte datum: geen terugbetaling.

In onderling overleg kan een boeking worden verplaatst naar een beschikbare datum. Een verplaatsing geeft geen automatisch recht op een ander tijdsblok of een andere ruimte.

Wanneer de Huurder niet komt opdagen zonder voorafgaande annulering, geldt dit als een annulering minder dan 5 dagen vóór de boeking.

Deze annuleringsregeling geldt voor zover ze verenigbaar is met het toepasselijke recht en doet geen afbreuk aan eventuele dwingende wettelijke rechten van de Huurder, waaronder een eventueel toepasselijk herroepingsrecht.

8. Annulering door Wu Wei

Wu Wei kan een boeking annuleren wanneer omstandigheden buiten haar redelijke controle dit noodzakelijk maken, wanneer de veiligheid niet kan worden gegarandeerd of wanneer het gebruik van de infrastructuur om praktische, technische of organisatorische redenen niet mogelijk is.

Wu Wei brengt de Huurder hiervan zo snel mogelijk op de hoogte.

In eerste instantie wordt gezocht naar een passende alternatieve datum. Indien geen passende alternatieve datum wordt overeengekomen, wordt het voor de betreffende boeking betaalde bedrag volledig terugbetaald.

Eventuele verdere aansprakelijkheid wordt beoordeeld overeenkomstig het toepasselijke recht.

9. Overmacht

Onder overmacht wordt verstaan: een omstandigheid buiten de redelijke controle van een partij waardoor de uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk onmogelijk wordt, zoals brand, ernstige stormschade, overheidsmaatregelen, natuurrampen of ernstige technische problemen.

De betrokken partij brengt de andere partij zo snel mogelijk op de hoogte.

Bij overmacht zoeken beide partijen in onderling overleg naar een nieuwe datum of een andere passende oplossing. Indien de boeking niet kan doorgaan en geen alternatieve datum wordt overeengekomen, wordt het betaalde bedrag voor het niet-uitgevoerde gebruik terugbetaald.

Eventuele verdere aansprakelijkheid wordt beoordeeld overeenkomstig het toepasselijke recht.

10. Gebruik van de ruimte en het terrein

De Huurder gebruikt de ruimte en het terrein met respect voor de omgeving, de natuur, de dieren, de infrastructuur en andere gebruikers van Wu Wei.

De rustige en natuurlijke sfeer van de plek wordt gerespecteerd. De ruimte wordt na gebruik teruggebracht in de staat waarin ze werd aangetroffen.

De aanwezige materialen en voorzieningen worden zorgvuldig gebruikt.

Om het rioleringssysteem en het natuurlijke evenwicht op het terrein te beschermen, gebruikt de Huurder uitsluitend de door Wu Wei voorziene ecologische handzeep, poetsmiddelen en toiletproducten.

11. Deelnemers en activiteiten

Het maximaal toegelaten aantal deelnemers bedraagt 20 personen, tenzij vooraf schriftelijk anders overeengekomen. Voor yoga-activiteiten zijn 10 deelnemers, exclusief lesgever, het meest comfortabel. Voor lezingen, workshops, teamvergaderingen kunnen er 20 personen comfortabel deelnemen.

De Huurder is verantwoordelijk voor de organisatie en begeleiding van de eigen activiteit en voor het informeren van de deelnemers over de relevante gebruiks- en veiligheidsregels.

Activiteiten die bijzondere risico's, specifieke materialen, geluidsproductie of een afwijkend gebruik van de infrastructuur met zich meebrengen, worden vooraf aan Wu Wei gemeld.

Wu Wei kan een activiteit weigeren of bijkomende redelijke voorwaarden opleggen wanneer deze niet verenigbaar is met de infrastructuur, de veiligheid, de omgeving of de werking van Wu Wei.

12. Roken, alcohol, geluid en dieren

Roken en vapen zijn verboden in alle binnen- en buitenruimtes van Wu Wei.

Wu Wei verkoopt, schenkt of verstrekt zelf geen alcoholische dranken. Indien alcohol wordt voorzien tijdens de activiteit, blijft de Huurder verantwoordelijk voor de eigen organisatie, het alcoholgebruik door de deelnemers en de naleving van de toepasselijke wettelijke verplichtingen. Wu Wei kan alcoholgebruik vooraf weigeren of hieraan redelijke voorwaarden verbinden.

Muziek en geluid worden beperkt tot een niveau dat geen overlast veroorzaakt voor de omgeving of andere gebruikers. Buitenlawaai na 22 uur is niet toegestaan.

De aanwezige dieren mogen niet worden gevoederd, opgejaagd of benaderd op een manier die hun welzijn of veiligheid in gevaar brengt.

Eigen dieren mogen uitsluitend na voorafgaand akkoord van Wu Wei worden meegebracht.

13. Toegang en afsluiten

Wanneer de Huurder toegang krijgt via een sleutel, code of andere toegangsvoorziening, mag deze uitsluitend worden gebruikt voor de afgesproken boekingsperiode en niet aan onbevoegde derden worden doorgegeven.

De Huurder volgt de meegedeelde procedure voor het openen en afsluiten van de locatie en zorgt ervoor dat alles na gebruik correct wordt afgesloten.

Bij verlies, beschadiging of misbruik van een sleutel, code of toegangsvoorziening kunnen de redelijke, aantoonbare kosten die daaruit voortvloeien aan de Huurder worden aangerekend, voor zover de Huurder daarvoor verantwoordelijk is.

14. Schade, verlies en extra schoonmaak

De Huurder is verantwoordelijk voor schade aan de infrastructuur, inrichting, materialen of voorzieningen van Wu Wei die tijdens de boekingsperiode door de Huurder of diens deelnemers wordt veroorzaakt en waarvoor de Huurder volgens het toepasselijke recht verantwoordelijk is. Normale slijtage en schade waarvoor de Huurder niet verantwoordelijk kan worden gehouden, vallen hier niet onder.

Schade wordt onmiddellijk aan Wu Wei gemeld.

Bij verlies of beschadiging kunnen de redelijke herstel- of vervangingskosten worden aangerekend, rekening houdend met de aard van de schade en de toepasselijke wettelijke regels.

Wanneer door het gebruik van de Huurder bijkomende schoonmaak noodzakelijk is wegens abnormale vervuiling of onvoldoende opruimen, kan Wu Wei een extra schoonmaakkost van minimaal € 15 aanrekenen.

Indien de werkelijke redelijke kosten hoger liggen, kan de hogere kost worden aangerekend. De aard en omvang van de bijkomende kosten kunnen op verzoek worden toegelicht.

Persoonlijke materialen, afval of andere voorwerpen worden niet achtergelaten, tenzij dit vooraf schriftelijk is overeengekomen.

15. Aansprakelijkheid en verzekering

De Huurder staat in voor een veilige organisatie en begeleiding van de eigen activiteit en voor het gedrag van de deelnemers, voor zover deze verantwoordelijkheid wettelijk bij de Huurder ligt.

De Huurder zorgt voor de verzekeringen die noodzakelijk zijn voor de aard van de activiteit en voor de eigen beroepsmatige of organisatorische verantwoordelijkheden.

Indien de aard van de activiteit dit vereist, kan Wu Wei vóór de definitieve bevestiging een bewijs van een relevante verzekering opvragen.

Iedere partij blijft aansprakelijk voor schade die volgens het toepasselijke recht aan haar kan worden toegerekend. Geen enkele bepaling in deze overeenkomst sluit aansprakelijkheid uit of beperkt deze voor zover een dergelijke uitsluiting of beperking wettelijk niet is toegestaan.

Wu Wei en de Huurder zijn elk verantwoordelijk voor de verplichtingen die volgens het toepasselijke recht op hen rusten. De Huurder is niet automatisch aansprakelijk voor iedere schade of ieder ongeval dat zich tijdens de boekingsperiode voordoet.

16. Huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement van Wu Wei maakt integraal deel uit van deze overeenkomst.

Het huishoudelijk reglement wordt vóór de definitieve boeking aan de Huurder ter beschikking gesteld, zodat deze het kan lezen en bewaren.

Door het huishoudelijk reglement uitdrukkelijk online te aanvaarden, bevestigt de Huurder kennis te hebben genomen van de bepalingen en deze na te leven.

De Huurder zorgt er eveneens voor dat de deelnemers de voor hen relevante bepalingen respecteren.

Bij tegenstrijdigheid tussen deze overeenkomst en het huishoudelijk reglement heeft deze overeenkomst voorrang, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

17. Promotie en beeldmateriaal

De Huurder mag Wu Wei vermelden in eigen communicatie over de activiteit.

Foto's en ander beeldmateriaal waarop Wu Wei of andere aanwezigen herkenbaar zijn, worden gebruikt met respect voor de privacy en de toepasselijke regelgeving.

Beeldmateriaal waarop andere personen herkenbaar zijn, mag uitsluitend worden gebruikt wanneer daarvoor de vereiste toestemming bestaat.

Het gebruik van de naam, het logo of beeldmateriaal van Wu Wei voor andere commerciële doeleinden dan de promotie van de betreffende activiteit vereist voorafgaand akkoord van Wu Wei.

18. Privacy

Wu Wei verwerkt de persoonsgegevens van de Huurder voor zover noodzakelijk voor de behandeling van de aanvraag, de boeking, de betaling, de facturatie en de uitvoering van de overeenkomst, evenals voor de naleving van wettelijke verplichtingen.

Wu Wei verwerkt deze gegevens overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving. Nadere informatie over de verwerking, bewaartermijnen, rechten van betrokkenen en eventuele ontvangers van gegevens wordt opgenomen in de privacyverklaring op de website.

De Huurder is zelf verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die hij of zij in het kader van de eigen activiteit verzamelt en verwerkt.

19. Weigering en beëindiging van boekingen

Wu Wei kan een aanvraag weigeren of een boeking beëindigen wanneer de Huurder:

niet tijdig of volledig betaalt;

schade veroorzaakt of herhaaldelijk schade veroorzaakt;

de ruimte of infrastructuur oneigenlijk gebruikt;

het huishoudelijk reglement niet naleeft;

zich agressief, discriminerend, ongepast of respectloos gedraagt;

de rust, veiligheid of werking van Wu Wei ernstig verstoort;

de ruimte zonder toestemming aan derden ter beschikking stelt;

onjuiste of onvolledige informatie over de activiteit verstrekt.

Bij een ernstige tekortkoming kan Wu Wei de toegang tot de locatie beëindigen wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

Eventuele terugbetaling, schadevergoeding en verdere aansprakelijkheid worden beoordeeld op basis van de omstandigheden en het toepasselijke recht.

20. Wijzigingen aan een boeking

Wijzigingen aan een definitieve boeking vereisen voorafgaand akkoord van Wu Wei.

Een wijziging van datum, tijdstip, ruimte, activiteit of aantal deelnemers kan aanleiding geven tot een aangepaste huurprijs.

Een wijziging is pas definitief nadat Wu Wei deze schriftelijk heeft bevestigd.

21. Wijzigingen aan de algemene huurvoorwaarden

Voor iedere boeking geldt de versie van deze overeenkomst die door de Huurder werd aanvaard.

Wijzigingen aan de algemene huurvoorwaarden gelden niet automatisch met terugwerkende kracht voor reeds definitief bevestigde boekingen.

Voor toekomstige boekingen kan Wu Wei een nieuwe versie van de voorwaarden aanbieden. De Huurder krijgt vóór de nieuwe boeking de mogelijkheid deze versie te raadplegen en te aanvaarden.

22. Slotbepalingen

Deze overeenkomst en het huishoudelijk reglement vormen samen de algemene voorwaarden voor losse verhuur bij Wu Wei.

Indien een bepaling ongeldig of onafdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht voor zover dit wettelijk mogelijk is. De betrokken bepaling wordt, indien nodig, vervangen door een geldige bepaling die het doel ervan zo dicht mogelijk benadert zonder afbreuk te doen aan dwingende wettelijke rechten.

Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing.

Partijen proberen eventuele geschillen eerst in onderling overleg op te lossen. Indien dit niet lukt, zijn de bevoegde Belgische rechtbanken bevoegd overeenkomstig de wettelijke bevoegdheidsregels.

23. Online aanvaarding

De Huurder krijgt vóór het afronden van de aanvraag de mogelijkheid om deze overeenkomst en het huishoudelijk reglement volledig te raadplegen en te bewaren.

Door het niet vooraf aangevinkte selectievakje zelf aan te vinken, bevestigt de Huurder deze overeenkomst te hebben kunnen lezen en de inhoud ervan te aanvaarden.

De Huurder aanvaardt het huishoudelijk reglement afzonderlijk via een eigen selectievakje.

De aanvaarding van beide documenten is vereist om de aanvraag voor losse verhuur te kunnen indienen.

De aanvraag wordt pas een definitieve boeking nadat Wu Wei de aanvraag schriftelijk heeft bevestigd en de volledige betaling heeft ontvangen.

Wu Wei bewaart een registratie van de aanvaarde versies van de documenten en de datum en het tijdstip van aanvaarding, voor zover dit noodzakelijk is voor het aantonen en uitvoeren van de overeenkomst.

De Huurder ontvangt een boekingsbevestiging met de concrete boekingsgegevens en de toepasselijke voorwaarden op een wijze die deze kan bewaren.

Wu Wei – Welkomstraat 39, 2960 Sint-Lenaarts

Vertegenwoordigd door Kim Van Den Heuvel.